W dzisiejszym świecie ochrona danych osobowych i firmowych to jeden z najważniejszych aspektów działania każdej organizacji.

Zgodność z przepisami, takimi jak RODO, wymaga odpowiedzialnego zarządzania dokumentami, zarówno cyfrowymi, jak i papierowymi. Obejmuje to także ich właściwe i bezpieczne niszczenie, które pomaga zapobiec wyciekowi poufnych informacji oraz związanym z tym konsekwencjom prawnym i finansowym. W artykule przyjrzymy się, dlaczego niszczenie dokumentów jest tak istotne, jakie są metody i standardy niszczenia, a także jakie korzyści niesie współpraca z profesjonalnymi firmami zajmującymi się tym procesem.

1. Dlaczego należy niszczyć dokumenty?

Dokumenty firmowe mogą zawierać różnorodne dane: informacje o klientach, pracownikach, transakcjach, dane finansowe i inne poufne dane. Ich niewłaściwe przechowywanie lub brak odpowiednich procedur niszczenia zwiększa ryzyko ich przejęcia przez osoby niepowołane. Przepisy RODO oraz krajowe regulacje nakładają obowiązek ochrony danych osobowych oraz odpowiedniego ich usuwania, aby nie były narażone na ryzyko wycieku.

Brak właściwego niszczenia dokumentów może prowadzić do poważnych problemów, w tym utraty reputacji i kar finansowych. Incydenty związane z wyciekiem danych mogą wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy oraz skutkować stratami finansowymi wynikającymi z odszkodowań czy kosztów związanych z naprawą szkód.

2. Jakie dokumenty wymagają niszczenia?

Każda firma powinna dokonać przeglądu swoich dokumentów i zidentyfikować te, które wymagają regularnego niszczenia. Przykładowo:

• Dokumenty zawierające dane osobowe – dane klientów, pracowników, partnerów biznesowych.
• Dokumentacja finansowa – raporty finansowe, dokumenty podatkowe, dane dotyczące transakcji.
• Informacje o firmie – wewnętrzne raporty, notatki, projekty biznesowe.
• Dokumenty związane z bezpieczeństwem i operacjami – karty dostępu, hasła, dokumenty z planami i strategiami działania.

Przedsiębiorstwa mogą również opracować politykę archiwizacji, która określa czas przechowywania poszczególnych dokumentów, a następnie zapewnia ich zniszczenie po zakończeniu okresu przechowywania.

3. Metody niszczenia dokumentów

Niszczenie dokumentów nie ogranicza się jedynie do wyrzucania ich do śmieci. Bezpieczne usuwanie dokumentacji wymaga zastosowania metod, które uniemożliwią odtworzenie treści. Do najpopularniejszych metod niszczenia dokumentów papierowych należą:

• Niszczenie mechaniczne – użycie niszczarki biurowej, która rozcina dokument na małe kawałki, uniemożliwiające ich ponowne złożenie.
• Spalanie – stosowane głównie przy dużych ilościach dokumentów w specjalnych spalarniach.
• Profesjonalne niszczenie przez firmę zewnętrzną – firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów stosują zaawansowane metody, zgodne z wymogami prawnymi i normami bezpieczeństwa.

Oprócz tego dokumenty cyfrowe również wymagają bezpiecznego usunięcia. Skasowanie pliku na komputerze nie usuwa go trwale – dane mogą zostać odzyskane, dlatego stosuje się specjalistyczne oprogramowanie, które nadpisuje nośniki pamięci wielokrotnie, co uniemożliwia odtworzenie danych.

4. Profesjonalne niszczenie dokumentów

Wiele firm decyduje się na korzystanie z usług specjalistycznych przedsiębiorstw zajmujących się niszczeniem dokumentów. Firmy te oferują kompleksowe usługi, od odbioru dokumentów z biura, przez transport w zabezpieczonych pojazdach, aż po profesjonalne niszczenie dokumentów w dedykowanych zakładach. Na koniec wystawiają certyfikat potwierdzający, że dokumenty zostały bezpiecznie zniszczone, co jest szczególnie ważne przy kontrolach i audytach.

Firmy takie, jak te świadczące usługi niszczenia dokumentów Kraków, zapewniają także, że proces niszczenia przebiega zgodnie z normami ochrony danych osobowych i nie naraża klientów na ryzyko wycieku. Proces ten pozwala także uniknąć kosztów związanych z zakupem i konserwacją niszczarek, a także oszczędza czas pracowników.

5. Standardy niszczenia dokumentów

Bezpieczne niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z normą DIN 66399, która klasyfikuje poziomy ochrony i metody niszczenia dokumentów papierowych i elektronicznych. Poziomy te, oznaczone jako P1 do P7, odnoszą się do stopnia rozdrobnienia dokumentów, gdzie poziom P1 oznacza dokumenty o niskiej poufności, a poziom P7 – dane o najwyższym stopniu poufności, które muszą być rozdrobnione na najdrobniejsze kawałki.

Dobór odpowiedniego poziomu zależy od rodzaju danych i ich wrażliwości. Firmy świadczące usługi niszczenia dokumentów stosują niszczarki zgodne z normami DIN, co gwarantuje, że informacje są odpowiednio chronione.

6. Korzyści z profesjonalnego niszczenia dokumentów

Profesjonalne niszczenie dokumentów Kraków niesie ze sobą wiele korzyści. Najważniejsze z nich to:

• Bezpieczeństwo danych – dokumenty są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, co zapobiega ryzyku wycieku informacji.
• Zgodność z przepisami – współpraca z profesjonalnymi firmami zapewnia, że niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z wymogami prawnymi.
• Oszczędność czasu i zasobów – firmy nie muszą inwestować w zakup i serwis niszczarek, a pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach.
• Ekologia – firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów dbają o recykling papieru, co wspiera politykę zrównoważonego rozwoju.

Podsumowanie

Bezpieczne niszczenie dokumentów to obowiązek, którego nie należy lekceważyć. Niezależnie od branży, w każdej firmie znajdują się dokumenty zawierające wrażliwe dane, które po zakończeniu okresu przechowywania powinny być odpowiednio usunięte. Korzystanie z profesjonalnych usług niszczenia dokumentów pozwala firmom zabezpieczyć się przed ryzykiem wycieku danych, spełniać wymogi prawa oraz zadbać o zrównoważone podejście do ochrony środowiska. Dzięki temu możliwe jest bezpieczne i odpowiedzialne zarządzanie dokumentacją w każdej organizacji.

—

Artykuł sponsorowany