Rozliczenia podatkowe to jedna z kluczowych kwestii, z jakimi musi mierzyć się każdy przedsiębiorca. Już na początku prowadzenia działalności gospodarczej pojawia się pytanie: w jaki sposób zoptymalizować rozliczenia i jednocześnie zadbać o płynność finansową firmy? Jednym z rozwiązań, które daje taką możliwość, jest metoda kasowa. To właśnie ona pozwala uniknąć płacenia podatków od faktur, które nie zostały jeszcze uregulowane przez kontrahentów. Wdrożenie tego mechanizmu staje się znacznie łatwiejsze, jeśli korzysta się z odpowiednich narzędzi – takich jak program do fakturowania, który automatycznie dodaje wymagane oznaczenia na dokumentach.

Czym właściwie jest metoda kasowa?

W klasycznym systemie rozliczeń, czyli metodzie memoriałowej, przychód – a wraz z nim obowiązek podatkowy – powstaje w momencie wystawienia faktury, niezależnie od tego, czy klient zapłacił należność. To bywa kłopotliwe, zwłaszcza przy długich terminach płatności. Z kolei metoda kasowa przesuwa moment powstania obowiązku podatkowego do chwili faktycznej zapłaty.

Dzięki temu firma nie musi finansować podatków z własnej kieszeni, zanim otrzyma wynagrodzenie od kontrahenta. Metoda kasowa jest więc szczególnie korzystna dla przedsiębiorstw współpracujących z dużymi podmiotami lub kontrahentami o wydłużonych terminach płatności.

W Polsce rozwiązanie to występuje w dwóch regulacjach podatkowych: w podatku dochodowym (PIT) oraz w podatku od towarów i usług (VAT). Choć idea jest podobna, zasady jej stosowania w obu przypadkach różnią się znacząco.

Metoda kasowa w PIT

Kasowa metoda rozliczania podatku dochodowego (PIT) polega na tym, że przychód powstaje dopiero z chwilą otrzymania zapłaty. To oznacza, że przedsiębiorca nie musi odprowadzać podatku od faktur, które nadal pozostają niezapłacone. Takie rozwiązanie daje większą swobodę w zarządzaniu przepływem pieniędzy i pomaga uniknąć sytuacji, w której firma musi wyłożyć środki z własnej kieszeni na zobowiązania wobec fiskusa.

Istotne jest jednak, że przychód w PIT powstaje nie później niż po dwóch latach od daty wystawienia faktury – nawet jeśli kontrahent wciąż nie uregulował należności. Podobnie będzie w przypadku zamknięcia działalności – przedsiębiorca rozlicza całość, niezależnie od faktycznej płatności.

Dla stosowania tej metody konieczne jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji, w której zapisywane są daty wystawienia faktur, kwoty oraz momenty otrzymania zapłaty. Warto dodać, że w przypadku PIT nie ma obowiązku zamieszczania specjalnych adnotacji na fakturach.

Kto może stosować metodę kasową PIT?

Aby przedsiębiorca mógł rozliczać PIT metodą kasową, musi spełnić kilka warunków:

• prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą,
• w poprzednim roku osiągnąć przychody nieprzekraczające 1 000 000 zł (od 2026 roku planowany jest wzrost tego limitu do 2 mln zł),
• wybrać właściwą formę opodatkowania – może to być skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych czy IP BOX,
• prowadzić księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (pełne księgi rachunkowe wykluczają tę metodę),
• złożyć pisemne oświadczenie w urzędzie skarbowym o wyborze tej formy rozliczeń.

Dzięki temu rozwiązaniu mali przedsiębiorcy mogą zyskać większą elastyczność i zabezpieczyć się przed ryzykiem związanym z nieterminowymi płatnościami kontrahentów.

Metoda kasowa w VAT

Zasada działania metody kasowej w podatku VAT jest bardzo podobna – obowiązek podatkowy powstaje dopiero wtedy, gdy klient faktycznie zapłaci za towar lub usługę. Różnica polega na tym, że w przypadku VAT metoda ta wiąże się z obowiązkiem stosowania specjalnych oznaczeń na fakturach.

Każdy przedsiębiorca korzystający z tej formy rozliczeń VAT musi bowiem umieścić na fakturze adnotację „metoda kasowa”. Jest to ważne nie tylko dla urzędu skarbowego, ale także dla kontrahenta – ponieważ nabywca ma prawo odliczyć VAT dopiero w momencie, gdy dokona zapłaty. Dzięki temu obie strony transakcji stosują jednolite zasady.

Kto może wybrać metodę kasową VAT?

Z tej formy rozliczeń mogą korzystać wyłącznie tzw. mali podatnicy. Status ten przysługuje przedsiębiorcom, których przychody w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły równowartości 2 mln euro. Aby skorzystać z metody kasowej, konieczne jest zgłoszenie jej wyboru do urzędu skarbowego na formularzu VAT-R.

Warto pamiętać, że rozwiązanie to szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku firm, które często wystawiają faktury z odroczonym terminem płatności. Zamiast finansować VAT z własnych środków, przedsiębiorca rozlicza go dopiero po otrzymaniu należności.

Metoda kasowa a praktyka w firmie

Choć metoda kasowa niesie ze sobą wiele korzyści, wymaga precyzji i systematyczności. Należy pilnować terminów, prowadzić ewidencję płatności oraz wystawiać dokumenty z odpowiednimi adnotacjami. Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na narzędzia, które automatyzują te procesy i minimalizują ryzyko błędów. Jednym z takich rozwiązań jest CONTsup – nowoczesny program wspierający przedsiębiorców w rozliczeniach.

Dzięki opcji „Domyślnie używaj metody kasowej” system automatycznie dodaje odpowiednią adnotację do każdej wystawianej faktury VAT. Użytkownik nie musi pamiętać o dopisaniu wymaganej informacji – program zrobi to za niego. To ogromne ułatwienie, które pozwala uniknąć problemów z urzędem skarbowym oraz pomyłek w dokumentacji.

CONTsup oferuje także możliwość monitorowania statusu płatności. W prosty sposób można sprawdzić, które faktury zostały już opłacone, a które wciąż oczekują na przelew. To istotne w kontekście metody kasowej, ponieważ obowiązek podatkowy powstaje dopiero po faktycznej zapłacie.

Dzięki takim funkcjom CONTsup nie jest tylko programem, w którym wystawia się proste faktury, ale kompletnym wsparciem w prowadzeniu rozliczeń. Ułatwia zachowanie zgodności z przepisami, poprawia komfort pracy i daje przedsiębiorcy większą pewność w codziennym zarządzaniu finansami.

Podsumowanie

Metoda kasowa to rozwiązanie, które może znacząco poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa i zabezpieczyć firmę przed koniecznością płacenia podatków od nieopłaconych faktur. W PIT pozwala na przesunięcie momentu rozpoznania przychodu do chwili faktycznego otrzymania zapłaty, a w VAT – na rozliczanie podatku dopiero w momencie zapłaty przez kontrahenta.

Choć wymaga systematyczności i pilnowania formalności, w praktyce może być dużym wsparciem dla małych przedsiębiorców. Warto wspomóc się technologią – dzięki takiemu rozwiązaniu jak program do zarządzania finansami firmy można zautomatyzować część procesów, uniknąć pomyłek i skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na skomplikowanych obowiązkach podatkowych.

 

—

Artykuł sponsorowany